Jede Stellenanzeige in Deutschlands größter Jobbörse – ohne Handarbeit
Ein Dashboard überträgt die Anzeigen aus dem Webflow-CMS automatisch an die Bundesagentur für Arbeit – validiert, protokolliert und ohne dass jemand die XML-Regeln der Schnittstelle kennen muss.
Die Ausgangslage
Die Jobschmiede pflegt ihre Stellen im Webflow-CMS. Damit sie auch in der Jobsuche der Bundesagentur erscheinen, muss jede Anzeige per HR-BA-XML übertragen werden – bislang von Hand.
- Handarbeit: Daten aus dem CMS kopieren und Feld für Feld für die BA aufbereiten.
- Regeln im Kopf: Ein falsches Feld, und die ganze Anzeige wird abgelehnt.
- Kryptische Fehler: Die Rückmeldung der BA sagt selten, was genau falsch war.
- Immer wieder: Jede Änderung an der Stelle heißt: alles noch einmal.
Die Herausforderung
Der Aufwand steckt nicht im Formular, sondern in den Sonderfällen der Schnittstelle – genau dort scheitern manuelle Prozesse.
- Formatfallen: Telefonnummern, Regionalschlüssel und Anreden müssen exakt der Spezifikation entsprechen.
- Eingeschränkte Formatierung: Fett ja, unterstrichen nein – manche Emojis verschwinden spurlos.
- Bewegliches Ziel: Neue Programmversionen der BA ändern regelmäßig die Regeln.
- Tückische Zustände: Archivierte Stellen müssen auch bei der BA gelöscht werden – aber nur, wenn sie vorher übertragen wurden.
- Wechsel des Ansprechpartners: Danach verweigert die BA jede Änderung an der Stelle.
Ein klarer Arbeitsablauf statt Fachwissen im Kopf
Jede Anzeige durchläuft nachvollziehbare Zustände – Entwurf, Veröffentlicht, Übertragen, Archiviert – mit klaren Regeln an jedem Übergang. Beim Speichern läuft die Validierung automatisch: Nur was die BA akzeptieren wird, lässt sich überhaupt übertragen.
Fehler werden abgefangen, bevor sie zur Bundesagentur gehen – in verständlicher Sprache, nicht als Fehlercode.
Die Schnittstelle, die mitdenkt
Das Herzstück ist eine eigens entwickelte Übersetzungsschicht. Sie überführt Stellendaten in gültiges HR-BA-XML und prüft gegen die jeweils aktuelle Programmversion der Bundesagentur.
- Telefonnummern automatisch im BA-Format
- Regionalschlüssel aus dem Bundesland abgeleitet
- Beschreibung schon beim Einfügen BA-konform normalisiert
- Editor mit ausschließlich BA-kompatiblen Emojis
„Wir kümmern uns heute um unsere Stellenanzeigen, nicht mehr um XML-Formate. Das Tool nimmt uns genau den Teil ab, der vorher am meisten Zeit und Nerven gekostet hat.“
Auch die schwierigen Fälle laufen automatisch
Wechselt bei einer veröffentlichten Stelle der Ansprechpartner, verweigert die BA jede Aktualisierung. Früher hieß das: löschen, neu anlegen, erneut übertragen – mit dem Risiko, dass die Stelle zwischenzeitlich offline ist.
Das Dashboard erkennt den Fall, fragt einmal nach und erledigt beides in einem sicheren Schritt. Die Stelle verschwindet dabei nie aus der Jobsuche.
Verbunden mit dem CMS – und volle Transparenz
Der Connector hält die Verbindung zum Webflow-CMS: verschlüsselter Zugriff, Auswahl von Collection und Domain, Feld-Zuordnung und Werkzeuge, um bestehende Daten nachzuziehen.
Ein Transfer-Protokoll zeigt jede Übertragung, die erzeugte Datei und die Rückmeldung der Bundesagentur. Nichts passiert im Verborgenen.
Das Ergebnis
Was früher Fachwissen und Minuten je Anzeige kostete, läuft heute automatisiert und validiert.
- Übertragung per Klick statt manueller Aufbereitung
- Deutlich weniger Ablehnungen – Fehler werden vor der Übertragung erkannt, nicht danach
- Zukunftssicher: Neue Programmversionen bildet die Software ab, ohne dass jemand umlernen muss
- Kein Spezialwissen mehr nötig – das Team pflegt Stellenanzeigen, nicht Schnittstellen
Eingesetzte Technologien
Sie haben eine ähnliche Schnittstelle zu bändigen?
Ob Bundesagentur, Behörden-Schnittstelle oder gewachsenes Fremdsystem – wir entwickeln Software, die den Fachprozess versteht und die Komplexität dorthin verlagert, wo sie hingehört: in den Code, nicht zu Ihren Mitarbeitenden.
